A Matriz RACI é uma ferramenta extremamente importante em qualquer empresa, uma vez que a sua utilização auxilia na divisão de tarefas de cada indivíduo e setor e entre muitas outras funcionalidades.
Dessa forma, desde uma fábrica de chapa aço inox até uma loja de roupas podem se beneficiar com o uso dessa ferramenta na efetivação de atividade em seu dia a dia no trabalho.
Continue lendo esse artigo e compreenda um pouco mais sobre o que é a matriz RACI, qual é a sua relevância no mercado e entre muitos outros fatores.
O que é Matriz RACI?
A matriz RACI é nada menos do que uma das principais ferramentas de gestão, em que ela possui o objetivo de definir as responsabilidades de todos que fazem parte de uma mesma equipe.
Por exemplo, ao fabricar uma válvula de pressão, existem diversos indivíduos que fazem parte de seu processo, a fim de que ele se torne possível, uma vez que são necessários fornecedores, montadores, administradores, profissionais da área de finanças, marketing e entre outros.
Com isso, através de quatro funções diferentes, ela permite a montagem de tabelas e de gráficos que contribuem a proporcionar uma maior clareza em relação ao papel de cada pessoa dentro de uma empresa e de suas respectivas funções.
Além disso, ele também é muito útil para quem deseja agilizar e organizar a divisão de tarefas da sua rotina de trabalho, resolvendo assim, diversos problemas de comunicação.
Por exemplo, projeto de prevenção e combate a incêndio, cada pessoa dentro dele possui uma função específica e, para que ele dê certo, é muito importante fornecer uma divisão clara para todos os envolvidos nele.
Como pode perceber, a matriz RACI é uma ferramenta muito eficaz para realizar a otimização na gestão de projetos, uma vez que ela possui a capacidade de gerar um componente visual, sendo, geralmente, no formato de uma tabela.
Essa tabela representa os dados que são essenciais relacionados às tarefas e expectativas de cada profissional, expressando assim as atribuições do time.
Por exemplo, se precisar realizar a impermeabilização de lajes, poderá utilizar a matriz RACI para assim efetuar as divisões de maneira clara, economizando tempo e melhorando a interação de todos.
Dessa forma, ao consultar essa ferramenta, tanto a equipe que é responsável por executar as atividades, quanto outros departamentos da mesma organização, assim como colegas e liderança podem consultar as mesmas informações.
Como ela surgiu?
As siglas RACI possuem um significado que implica na divisão de tarefas e na conscientização em relação à função de cada integrante da equipe, nas quais essas são:
- Responsável;
- Aprovador ou autoridade;
- Consultado e informado;
- Entre outros envolvidos.
Essas quatro funções possuem a capacidade de resumir os papéis a serem desempenhados para que ocorra o bom desempenho de um projeto ou da rotina diária dentro de uma organização.
Isso acontece porque, para que as entregas sejam concluídas com qualidade e dentro do prazo estipulado, é necessário que alguém fique responsável, por sua realização, tenha o suporte necessário, consultando um especialista e receba aprovação, de modo rápido.
Além disso, também é preciso informar aos interessados, de que a entrega foi finalizada, permitindo o início de atividades relacionadas ou de aperfeiçoamento.
Por exemplo, para realizar uma instalação de fechadura elétrica, é necessário um responsável pela tarefa, uma consulta de um técnico, a aprovação do trabalho e as informações voltadas para o tema.
Não existe uma fonte precisa sobre como surgiu a matriz RACI, entretanto, acredita-se que a ideia tenha sido inspirada no lean manufacturing, sendo esse um sistema de produção.
Após a Segunda Guerra Mundial, era necessário adequar as metodologias, com o intuito de criar oportunidades de retomada no crescimento e no consumo.
Todavia, naquele cenário era preciso acabar com os desperdícios e também o de otimizar o modo de produção.
Dessa forma, alguns especialistas acreditam que ela foi desenvolvida em meados da década de 1970 por consultores da empresa de consultoria de gestão DuPont, enquanto outros acreditam que a matriz foi criada por outras empresas na mesma época.
Independentemente da sua origem exata, a matriz foi aprimorada e popularizada na década de 1980 por consultores de gerenciamento de projetos e tem sido amplamente utilizada desde então.
Ao longo dos anos, essa matriz foi adaptada para diferentes necessidades e contextos de negócios, e hoje, é uma ferramenta comum e amplamente utilizada em projetos e processos em diversas áreas de gestão.
Com isso, desde realizar um levantamento planialtimétrico até montar uma campanha de marketing, podem ser melhor estruturados através dessa ferramenta.
Quais são os seus benefícios?
A matriz RACI tem vários impactos benéficos na gestão de projetos e processos, em que dentre alguns dos principais impactos, podem-se citar:
- Melhora na eficiência;
- Redução de conflitos;
- Maior transparência;
- Melhoria na tomada de decisão;
- Melhoria na comunicação;
- Maior controle.
Essas são as principais vantagens do uso da matriz nas organizações e projetos, auxiliando na realização de tarefas.
Melhora na eficiência
A matriz ajuda a garantir que cada membro da equipe saiba exatamente o que deve fazer e quando, o que ajuda a evitar a duplicação de esforços e a minimizar atrasos.
Por exemplo, poderá ficar responsável por utilizar um balão volumétrico, enquanto que outra pessoa pode ficar responsável por efetuar os cálculos necessários.
Redução de conflitos
Além disso, ela também ajuda a evitar conflitos entre membros da equipe, uma vez que cada um sabe qual é a sua responsabilidade e quem deve ser consultado ou informado.
Maior transparência
A ferramenta ajuda a garantir que todos os membros da equipe tenham uma compreensão clara de seus papéis e responsabilidades, o que ajuda a aumentar a transparência e a responsabilidade.
Melhoria na tomada de decisão
Outro ponto importante é que ela ajuda a garantir que as decisões sejam tomadas pela pessoa ou grupo apropriado, o que pode levar a decisões mais eficazes e bem informadas.
Melhoria na comunicação
A matriz ajuda a melhorar a comunicação entre membros da equipe, já que cada um sabe com quem deve se comunicar e quando.
Maior controle
Além disso, a matriz ajuda a monitorar o progresso do projeto ou processo, em que cada membro da equipe sabe qual é a sua responsabilidade e quando deve concluir as suas tarefas.
Por exemplo, na fabricação de lubrificantes industriais existe um processo que demanda diferentes etapas, onde através da matriz, é possível identificar melhor cada uma.
No geral, a matriz é uma ferramenta útil para ajudar a garantir que os projetos e processos sejam executados de forma eficiente e eficaz, com clareza e transparência nas responsabilidades de cada membro da equipe.
Como aplicar em sua gestão essa estratégia?
Para aplicar a matriz em sua gestão, existem alguns passos fundamentais que podem o auxiliar, em que dentre eles, podem-se citar:
- Identifique as tarefas envolvidas no projeto;
- Identifique os papéis envolvidos;
- Preencha a matriz;
- Comunique a matriz;
- Atualize e monitore a matriz.
Essas são as principais etapas que devem ser efetuadas para a implantação da matriz na sua empresa, sendo muito importante se atentar a cada uma.
Identifique as tarefas envolvidas no projeto
Comece identificando todas as tarefas ou atividades envolvidas no projeto ou processo em questão, onde é importante ter uma visão geral completa do que será necessário para o sucesso do desenvolvimento.
Identifique os papéis envolvidos
Para cada tarefa ou atividade identificada, determine os papéis envolvidos, em que deve se perguntar: Quem é responsável por executar a tarefa? Quem precisa aprovar a atividade? Quem precisa ser consultado ou informado sobre ela?
Preencha a matriz
Com base nas informações coletadas nos passos anteriores, é preciso preencher a matriz com os nomes ou equipes correspondentes a cada papel.
Além disso, é importante se lembrar de que cada tarefa pode ter um conjunto diferente de papéis, por esse motivo, pode ser necessário preencher a matriz para cada tarefa ou atividade.
Comunique a matriz
Uma vez que a matriz esteja preenchida, é importante comunicá-la a todos os membros da equipe envolvidos no projeto ou processo.
Outro ponto importante é que deve se certificar de que todos entendam os seus papéis e responsabilidades, e quaisquer limitações associadas a eles.
Atualize e monitore a matriz
A matriz não é uma ferramenta estática e deve ser atualizada à medida que novas tarefas ou atividades são identificadas ou os papéis mudam.
Por esse motivo, é preciso monitorar o progresso do projeto ou processo e fazer as atualizações necessárias.
Como pode perceber, a matriz RACI é uma ferramenta que ajuda a melhorar a gestão de projetos ou processos, em que é importante a usar de maneira eficiente para assim conseguir alcançar os benefícios desejados e contribuir para o crescimento do seu negócio.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.