Negócios

Metodologia Lean aplicada aos negócios: Um guia de como fazer

4 de março de 2022

A Metodologia Lean busca agregar valor e transformar a empresa, adaptando processos burocráticos para formatos simples e funcionais.

Vivemos agora em um mundo que se move mais rápido a cada dia. O crescimento exponencial do uso de tecnologia em todas as áreas criou uma sociedade de gratificação instantânea.

Inegavelmente, isso gerou mudanças marcantes no cenário dos negócios.

Por isso, é mais importante do que nunca que empresas de todos os setores sejam, além de engenhosas, rápidas e ágeis sem perder qualidade.

Ela responde aos problemas de desperdício oferecendo um método para que as empresas minimizem o mesmo, implementando processos contínuos de feedback, revisão e aprendizado para aumentar a eficiência.

O que é a Metodologia Lean

A metodologia Lean é uma evolução do Sistema de Produção Toyota que a montadora japonesa implementou após a Segunda Guerra Mundial.

Essa evolução surgiu para melhorar a eficiência e a flexibilidade de sua fabricação. Assim, a empresa visava reduzir os processos e atividades que não traziam valor ao produto final.

Dessa forma, eles conseguiram alcançar melhorias significativas na produtividade, eficiência, tempo de ciclo e custo-benefício.

Dois livros importantes, The Machine That Changed the World (1990) e Lean Thinking (1996), ambos de James P. Womack e Daniel T. Jones, delinearam a estrutura e os princípios para o método Lean.

Embora o sistema tenha começado na manufatura, hoje ele é amplamente utilizado para melhoria de processos em todo o mundo em todos os setores.

Isso inclui logística e distribuição, serviços, varejo, saúde, construção, manutenção, desenvolvimento de software e até mesmo no cenário de educação.

Os 5 Princípios Básicos da Metodologia Lean

É importante lembrar que essa metodologia não se limita a remover desperdícios e aumentar a eficiência.

De fato, um exame mais detalhado dos princípios Lean revela um foco na melhoria contínua, criando e difundindo conhecimento pela organização e respeitando os membros da equipe em todos os níveis da empresa.

Os princípios Lean encorajam a prática da mudança evolutiva, chamada de melhoria contínua, baseada no respeito fundamental pelas pessoas.

Dessa maneira, ao contrário de muitas metodologias empresariais, Lean não é uma prática prescritiva que vem com regras, ferramentas e práticas simples e rápidas.

A metodologia Lean é uma forma de pensar, resumida pelos cinco princípios delineados abaixo.

Quando usados corretamente, eles permitem uma tomada de decisões mais inteligentes e orientam as organizações a se tornarem sistemas mais saudáveis e produtivos.

1 – Identificar valor

O que toda empresa se esforça para fazer? Oferecer um produto/serviço pelo qual um cliente tem interesse em pagar.

Desse modo, uma empresa precisa definir o que é valor  pelas necessidades de seus clientes. O valor está no problema que você está tentando resolver ou, mais especificamente, na parte da solução que seu cliente está ativamente disposto a pagar.

Lean começa por compreender o valor que o cliente atribui ao produto ou serviço oferecido. O cliente, não o produtor, define o quanto algo vale.

O preço é baseado na vontade do cliente de pagar, o que determina o custo máximo permitido para produzir o produto.

A organização então se concentra em eliminar o desperdício para entregar o que o cliente deseja com as maiores margens possíveis.

2 –  Mapeamento do fluxo de valor

O fluxo de valor representa a soma de todo o ciclo de vida do produto, desde a pesquisa e desenvolvimento até o uso do produto pelo cliente.

Um profundo entendimento do fluxo é necessário para atingir o máximo valor e eliminar o desperdício.

Cada processo é examinado para ver quanto valor ele agrega e então todas as partes que não contribuem são removidas.

O mapeamento do fluxo de valor é um método para documentar e analisar as etapas de ponta a ponta do processo que levam um serviço ou produto, desde sua solicitação até a entrega ao cliente.

Dessa maneira, com o fluxo de valor mapeado é muito mais fácil ver quais processos pertencem a quais equipes e quem é responsável por medir, avaliar e melhorar esse processo.

3 – Criar um fluxo de trabalho contínuo

O fluxo de valor deve fluir sem interrupções ou atrasos. A metodologia Lean procura ter todos os processos totalmente em sincronia entre si.

Nesse sentido, o desenvolvimento de um produto/serviço incluirá muitas vezes o trabalho em equipe multifuncional. Os gargalos e interrupções podem aparecer a qualquer momento.

Entretanto, ao dividir o trabalho em lotes menores e visualizar o fluxo de trabalho, você pode facilmente detectar e remover bloqueios no processo.

4 – Pense com a necessidade em foco

O que torna possível o fluxo é a ideia de necessidade. Em Lean, isso significa assegurar que nada é feito antes que seja necessário.

Em vez de criar trabalhos baseados em uma previsão e cronograma, em uma organização Lean, nada é feito até que o cliente interno ou externo o solicite.

Isto torna possível tempos de ciclo de entrega mais curtos e aumenta a flexibilidade.

Certamente, isso requer uma maneira sólida de comunicar o que é necessário em cada etapa da cadeia de valor. A técnica Lean do Kanban, que utiliza sinais visuais para comunicar o fluxo do processo, é amplamente utilizada.

5 – Melhoria Contínua

Este princípio está intimamente relacionado ao conceito de melhoria contínua, que é parte da fundação da metodologia.

Seu objetivo é melhorar constantemente cada processo na equipe, concentrando-se no aprimoramento das atividades que geram o maior valor para seu cliente. Ao mesmo tempo, ela se foca em eliminar o maior número possível de atividades de desperdício.

Lembre-se, seu sistema não é isolado e estático. Problemas podem ocorrer em qualquer uma das etapas anteriores.

É por isso que é necessário certificar-se de que os funcionários de todos os níveis estejam envolvidos na melhoria contínua do processo.

Existem diferentes técnicas para incentivar essa cultura..

Por exemplo, cada equipe pode ter uma reunião diária para discutir o que foi feito, o que precisa ser feito e os possíveis obstáculos – uma maneira fácil de processar as melhorias diariamente.

Benefícios da Metodologia Lean

As organizações que seguem o método Lean se beneficiam da abordagem de várias maneiras importantes. Embora não exista uma maneira “certa” ou “errada” de melhorar as operações, Lean tem várias vantagens convincentes.

Estruturação de processos

Lean ajuda as organizações a gerenciar mais projetos de melhoria e completá-los mais rapidamente, fornecendo uma estrutura para projetos de melhoria.

Dessa forma, ela fornece uma linguagem comum para a melhoria das operações e facilita o trabalho conjunto de equipes multifuncionais.

Várias ferramentas Lean, incluindo os painéis PDSA e Kanban, são frequentemente utilizadas para organizar e visualizar o trabalho de melhoria.

Engajamento dos funcionários

Um dos aspectos mais potentes do Lean é a ideia de que a capacitação e opinião das pessoas que executam os processos são essenciais para melhorá-los.

Certamente, quando os funcionários podem contribuir com oportunidades de melhoria e participar do ciclo de melhoria, eles se tornam emocionalmente investidos no resultado, e o engajamento aumenta.

Funcionários engajados são o maior patrimônio de uma empresa.

Trazer todos para o processo dá às equipes controle sobre os resultados, aumentando sua criatividade, bem como sua responsabilidade.

Maior engajamento da equipe significa maior eficiência, eficácia e moral.

Aprendizado Contínuo

As organizações Lean se esforçam para aprender com cada projeto de melhoria para que a equipe adquira conhecimentos adicionais com o tempo.

Softwares de armazenamento, por exemplo, são úteis nessa busca porque se tornam o repositório desse conhecimento.

Os membros da equipe podem procurar por projetos similares que foram concluídos no passado e tirar ideias do que fazer e erros a evitar.

Redução de gargalos

Com a metodologia Lean, as tarefas não são atribuídas cega ou aleatoriamente. As equipes trabalham em conjunto para garantir que o trabalho seja distribuído uniformemente e que os prazos sejam cumpridos.

Elas discutem qualquer possível gargalo com antecedência para resolvê-los antes que se tornem um fardo financeiro ou atrasem o trabalho.

Como os estágios são continuamente previstos, monitorados e ajustados, os gargalos são antecipados com antecedência, cada membro da equipe participa, e o tempo de ninguém é desperdiçado.

Conclusão

Em suma, os cinco princípios Lean fornecem uma estrutura para a criação de uma organização eficiente e eficaz.

Dessa forma, a metodologia Lean permite aos gestores descobrir ineficiências em sua organização e oferecer melhor valor aos clientes.

Os princípios encorajam a criação de um melhor fluxo nos processos de trabalho e o desenvolvimento de uma cultura de melhoria contínua.

Ao praticar todos os 5 princípios, uma organização pode permanecer competitiva, aumentar o valor entregue aos clientes, diminuir o custo de fazer negócios e aumentar sua lucratividade.

E como acontece com qualquer grande mudança em negócios, a adoção inteligente de metodologias aliadas à tecnologia torna tudo mais fácil.

Seja com a criação de um novo website ou reformas em sistemas já existentes, aplicar a transformação digital nos seus novos processos com certeza trará novos resultados.

A Astherix é uma empresa dedicada a trazer soluções digitais feitas sob medida para o seu negócio.

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